Veelgestelde vragen

VerhuurManager is een Nederlands platform voor vakantieverhuurders. Je beheert accommodaties, prijzen, boekingen en facturatie vanuit één dashboard. Er zijn pakketten voor alleen facturatie of een volledig boekingssysteem met kalender en automatische e-mails.

Voor eigenaren van één of meerdere vakantiehuizen, beheerders met maximaal 10 accommodaties, en bedrijven die alleen facturen willen genereren. Facturatiepakketten: 7 dagen proefperiode. Manager-pakketten (boekingssysteem): 6 maanden gratis, daarna het eerste jaar half prijs.

Facturatie Module – alleen facturatie, geen boekingssysteem. PDF-facturen, klantbeheer, BTW-berekening.

Facturatie en Mail – bovenop facturatie ook e-mailfunctionaliteit: facturen en berichten per e-mail versturen met templates.

Per accommodatie – compleet boekingssysteem met kalender, prijsperiodes, wisseldagen, kortingen, facturatie en e-mail. Betaal per accommodatie.

Ja. Op de inlogpagina staat de knop Probeer de demo. Je komt direct in een voorbeeldaccount met fictieve boekingen, prijzen, kortingen en facturen — het volledige systeem zoals een echte verhuurder het ziet.

De demo is vrijblijvend: geen registratie, geen wachtwoord. Je kunt alles uitproberen (boekingen plaatsen, prijzen wijzigen, facturen bekijken). Er worden geen echte e-mails verstuurd vanuit een demo-account.

Elke nacht wordt de demo teruggezet naar de standaard voorbeelddata, zodat iedereen een schone start heeft. Wil je je eigen gegevens bewaren? Maak dan een gratis account aan.

Ga naar de inlogpagina en klik op “Wachtwoord vergeten?”. Vul je e-mailadres in en je ontvangt een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Ja. Ga naar Instellingen → Facturatie & bedrijf en schakel daar twee-factor authenticatie in. Na je wachtwoord ontvang je een eenmalige code per e-mail.

Via Mijn Facturen in het menu zie je je abonnementsfacturen. Je betaalt met iDEAL of automatische incasso via Mollie.

Ga naar Accommodaties → Overzicht accommodaties en klik op de knop om een nieuwe accommodatie toe te voegen. Vul de gegevens in en stel daarna prijzen en wisseldagen in bij Prijzen & periodes.

Onder Accommodaties → Prijzen & periodes maak je periodes aan met start- en einddatum. Per periode kun je instellen: weekprijs, midweek, weekend, nachtprijs, en aankomst- en vertrekdagen (bijv. alleen zaterdag–zaterdag in het hoogseizoen).

Je kunt periodes ook importeren uit Excel of CSV: download het template op de prijzenpagina, vul je periodes in en upload het bestand (.xlsx of .csv).

Ga naar Accommodaties → Prijzen & periodes, kies je accommodatie en gebruik het blok Excel / CSV importeren.

1. Klik op Download template en open het bestand in Excel.
2. Vul per regel een periode in: minimaal Van en Tot (datum), plus optioneel week/midweek/weekend/nacht en aankomst-/vertrekdagen.
3. Sla op als .xlsx of .csv (puntkomma) en upload het bestand.

Overlappende periodes worden standaard overgeslagen. Vink Eerst alle bestaande periodes verwijderen aan als je het hele prijzenbestand wilt vervangen.

Kortingen staan onder Accommodaties → Kortingen. Je maakt kortingscodes aan (bijv. percentage of vast bedrag). Die codes kunnen bij het boeken of op de factuur worden toegepast. Handig voor last-minute, vaste gasten of campagnes.

Op de Kalender kun je een vrije periode selecteren door te klikken op de startdag en daarna op de vertrekdag. Er opent een popup waar je gastnaam, e-mail en eventueel extra gegevens invult. Boekingen kunnen ook via de publieke boekingpagina binnenkomen of geïmporteerd worden uit CSV of iCal.

Groen = vrij/beschikbaar. Rood = definitief bezet. Geel = voorlopig. Grijs = extern geboekt (bv. via andere kanalen).

Half groen, half rood = aankomst- of vertrekdag met een vrije dag ernaast: de verhuurder kan die dag nog klussen doen. Bij direct aansluitende boekingen (zelfde dag wissel of geen vrije buurdag) is de dag volledig rood met een diagonale streep.

Ja. Ga naar Planning → Boekingen importeren (of bij Facturatie-pakket: Boekingen → Importeren). Je kunt CSV of Excel uploaden of een iCal-feed synchroniseren. Handig bij overstap van Huurkalender.nl of een ander systeem.

Open een boeking (klik op de bezette dag) en scroll naar Ingeplande templates. Daar zie je welke automatische e-mails gepland zijn (bijv. boeking herinnering, aanbetaling, restant) en op welke datum ze verstuurd worden — mits je die automatisering in Facturatie-instellingen hebt ingeschakeld.

VerhuurManager kan aanbetalings- en restantfacturen automatisch per e-mail versturen. Dat gebeurt via een dagelijkse taak op de server (cron), niet direct op het moment dat je een boeking bevestigt.

Stappen in het kort:

1. Ga naar Facturatie → Facturatie-instellingen & bedrijf.
2. Onder Automatische facturatie (cron) vink je aan wat je wilt: aanbetaling en/of restant automatisch versturen.
3. Stel de termijnen in (bijv. 7 dagen na factuurdatum voor aanbetaling, 14 dagen vóór aankomst voor restant).
4. Vink eventueel Automatisch volledige factuur bij definitieve boeking aan, zodat er meteen een hoofdfactuur is.
5. Klik op Opslaan. De bijpassende e-mailtemplates worden dan automatisch aangemaakt en op Actief gezet.

Bovenaan dezelfde pagina zie je het paneel Automatische facturen: status met groene of rode vinkjes — handig om te controleren of alles klaar is voordat je live gaat.

Als Aanbetalingsfacturen automatisch versturen aan staat, verstuurt de server de aanbetalingsfactuur op de dag dat de ingestelde termijn is bereikt: X dagen na de factuurdatum van de volledige (hoofd-)factuur.

Voorwaarden:

• Er moet een volledige factuur bestaan met een aanbetalingsbedrag > 0.
• De gast moet een e-mailadres hebben.
• Er moet een actieve e-mailtemplate zijn met trigger «Aanbetaling factuur (automatisch)».
• De aanbetalingsfactuur moet nog status Concept hebben (nog niet eerder verstuurd).

De PDF wordt automatisch als bijlage meegestuurd. Na verzending wordt de status van de aanbetalingsfactuur Verzonden.

Als Restantfacturen automatisch versturen aan staat, verstuurt de server de restantfactuur op basis van de aankomstdatum: Y dagen vóór aankomst (zoals je instelt bij de restanttermijn).

Voorwaarden:

• Er moet een volledige factuur zijn met een restantbedrag > 0.
• Op de factuur (of boeking) moet een aankomstdatum staan.
• De gast moet een e-mailadres hebben en er moet een actieve template zijn met trigger «Restant factuur (automatisch)».
• De restantfactuur moet nog status Concept hebben.

Per boeking kun je in Ingeplande templates zien wanneer de restantmail gepland staat.

Dit subvinkje staat onder de restant-optie in Facturatie-instellingen & bedrijf. Het bepaalt of de restantmail wacht op een betaalde aanbetaling.

Aan (standaard, aanbevolen): de restantfactuur wordt pas automatisch verstuurd als de aanbetaling in het systeem op betaald staat. Dat kan via de status van de aanbetalingsfactuur, of via het vinkje Aanbetaling betaald op de hoofdfactuur.

Uit: de restantfactuur gaat puur op kalenderdatum (dagen vóór aankomst), ongeacht of de aanbetaling al als betaald is gemarkeerd. Handig als je betalingen in je bank volgt en niet in VerhuurManager wilt bijhouden voor de automatisering.

Let op: met dit vinkje uit kan een gast twee openstaande facturen tegelijk hebben (aanbetaling én restant).

Ja. Zodra je aanbetaling en/of restant automatisch versturen aanzet en op Opslaan klikt, regelt VerhuurManager de templates voor je:

• Ontbrekende standaardtemplates worden aangemaakt met passende onderwerp, tekst en variabelen (zoals {gast_naam}, {factuurnummer}, {totaalbedrag}).
• Bestaande templates met de juiste trigger maar nog niet actief worden geactiveerd.
• Nieuwe templates staan direct op Actief, zodat de cron ze kan gebruiken.

Je kunt de teksten altijd aanpassen onder Facturatie → E-mailtemplates. De triggers heten «Aanbetaling factuur (automatisch)» en «Restant factuur (automatisch)».

In Facturatie-instellingen & bedrijf staat het vinkje Automatisch volledige factuur aanmaken zodra de boeking definitief is.

Met dit vinkje aan maakt het systeem een volledige factuur zodra een boeking de status definitief krijgt (bijv. na bevestiging door de gast of na jouw statuswijziging). De factuur wordt opgebouwd uit huur en kostenposten.

Dit is de basis voor automatische aanbetaling- en restantmails: zonder hoofdfactuur kan de cron niets plannen. Je kunt de factuur ook handmatig aanmaken als je dit vinkje uit laat.

Controleer het paneel Automatische facturen: status bovenaan Facturatie-instellingen. Veelvoorkomende oorzaken:

• Automatisch versturen staat uit — zet aanbetaling en/of restant aan onder Automatische facturatie (cron).
• Geen hoofdfactuur — maak er een aan of zet automatisch factureren bij definitieve boeking aan.
• Geen actieve template — sla instellingen opnieuw op om standaardtemplates aan te maken, of maak ze handmatig actief.
• Termijn nog niet bereikt — aanbetaling wacht op X dagen na factuurdatum; restant op Y dagen vóór aankomst.
• Restant wacht op betaalde aanbetaling — zet de aanbetalingsfactuur op Betaald, of zet het subvinkje uit als je puur op datum wilt werken.
• Geen aankomstdatum — nodig voor restantplanning (op factuur of boeking).
• Factuur al verzonden — alleen facturen met status Concept worden automatisch verstuurd.
• Cron draait niet — zie Technisch → cronjob voor automatische facturen.

Onderaan Facturatie-instellingen zie je ook recente foutmeldingen van de cron, als die er zijn.

In Facturatie → Facturen kun je de status direct wijzigen via het dropdownmenu in de kolom Status — zonder eerst op «Wijzig factuur» te klikken.

Mogelijke statussen: Concept, Verzonden, Betaald, Geannuleerd, Vervallen.

Tip voor automatische restant: zet de aanbetalingsfactuur op Betaald als je «Restant pas na betaalde aanbetaling» aan hebt staan. Het systeem werkt dan ook de hoofdfactuur bij (aanbetaling betaald), zodat de restantmail gepland kan worden.

In het overzicht zie je ook aparte regels voor aanbetaling- en restantfacturen (naast de volledige factuur).

Volledige factuur — de hoofdfactuur met het totaalbedrag, aanbetaling en restant. Hierop staan aankomst/vertrek en de koppeling naar de boeking.

Aanbetalingsfactuur — een deelfactuur met alleen het aanbetalingsbedrag. Wordt automatisch aangemaakt door de cron als die nog niet bestaat.

Restantfactuur — een deelfactuur met het resterende bedrag. Idem: de cron maakt deze aan indien nodig.

De gast ontvangt bij automatisch versturen de PDF van de deelfactuur per e-mail, niet opnieuw de volledige factuur.

Ga naar Facturatie → Facturen → Nieuwe factuur, of maak vanuit een boeking een factuur via de knop «Factuur maken». Kies de boeking, vul eventueel extra regels in en genereer de PDF. Je kunt ook meerdere boekingen tegelijk factureren via bulk verwerken.

Kostenposten (bijv. huurprijs, schoonmaak, toeristenbelasting) kun je onder Facturatie → Kostenposten aanmaken. Ze worden op facturen en in de prijsopbouw van boekingen gebruikt. Sommige kostenposten kunnen verplicht zijn en automatisch worden toegevoegd.

E-mailtemplates bepalen wanneer en hoe e-mails worden verstuurd. Je kiest een trigger (bijv. boeking bevestiging, status definitief, factuur verzonden, aanbetaling factuur automatisch, restant factuur automatisch). In de template gebruik je variabelen zoals {gast_naam}, {aankomst_datum}, {totaalbedrag}, {factuurnummer}. Templates kunnen handmatig of automatisch (via cron) worden verstuurd.

Voor automatische aanbetaling en restant worden standaardtemplates aangemaakt zodra je dat in Facturatie-instellingen inschakelt — zie de FAQ onder Facturatie.

Als je een template hebt met trigger “Status → Definitief” en die actief is, krijgt de verhuurder automatisch een e-mail zodra een boeking definitief wordt (bijv. na betaling of na bevestiging via de optie-mail).

Ja. Klik op Upgrade naar Mail in het menu of ga naar Mijn Facturen. Na upgrade kun je facturen en andere berichten per e-mail versturen met templates.

Automatische aanbetaling- en restantfacturen worden verwerkt door een dagelijkse taak op de server. Voeg in je hosting (bijv. cPanel) een cronjob toe, bijvoorbeeld dagelijks om 06:00:

0 6 * * * /usr/bin/php /pad/naar/verhuurmanager/cronjobs/cronjob_facturen_versturen.php

Vervang het pad door het juiste pad op jouw hosting. Het script verwerkt alleen verhuurders die in Facturatie-instellingen automatisch versturen hebben ingeschakeld.

Controleer of PHP via de command line werkt. In Facturatie-instellingen zie je wanneer de cron voor het laatst heeft gedraaid en of er fouten voor jouw account zijn gelogd.

Ja, los van de factuur-cron. Boekingherinneringen (e-mails vóór aankomst op basis van je templates) draaien via:

0 6 * * * /usr/bin/php /pad/naar/verhuurmanager/cronjobs/cronjob_boeking_herinneringen.php

Of gebruik het meegeleverde shell-script in de map cronjobs/. Zie de bestanden boeking_herinneringen.crontab en boeking_herinneringen.sh voor een voorbeeldregel.

Ja. Voor gebruik in een iframe (embed) is de sessie aangepast met SameSite=None. Zorg dat je website via HTTPS draait. Als er problemen zijn met cookies in een iframe, neem dan contact op met support.